איך בוחרים מיקום נכון לאירוע?
אירועים מוצלחים בנויים ממגוון של מרכיבים ודברים ההופכים אותם לבולטים ואיכותיים. אך אין ספק כי אחד האלמנטים הכי חשובים וקריטיים בהצלחה של כל אירוע הוא בחירת המקום הנכון. קביעה זו נכונה ואוניברסאלית לכל סוגי האירועים, מהופעת בידור ועד מסיבת קוקטייל ומינגלינג, מחגיגה פרטית ויוקרתית ועד כנס מקצועי.
היום נצלול לעומקה של אומנות בחירת המקום הנכון לאירוע הנכון, בחירה הלוקחת בחשבון את סגנון, מהות ומטרת האירוע שלכם, את קהל היעד, את המסר שרוצים להעביר וכן הלאה.
כמובן שהנגיעה שלנו בשאלה "איך בוחרים מיקום נכון לאירוע?" מגיעה מכך שליאור סושרד, המאסטר מנטליסט המוביל בישראל ובעולם ובדרן ברמה הגבוהה ביותר, מופיע, מנחה ומעביר אינספור אירועים, מכל הסוגים והגדלים ובמגוון אדיר של מיקומים בארץ וברחבי העולם. מכאן שזהו נושא שיש לנו ולליאור ניסיון עשיר ומוכח בו.
הבנת מהות האירוע שלכם
הצעד הראשון בבחירת מיקום מנצח לאירוע הוא להבין מה מהות האירוע שלכם. האם זהו אירוע שמהותו בידור ושואו לקהל? האם זה אירוע מינגלינג בוטיקי ואלגנטי? האם זהו אירוע פרטי או עסקי? מה המסר שאתם רוצים להעביר באירוע – מיתוג, הנאה, השקעה, הודיה, העברת מידע. ועוד מכלול של משמעויות ומהויות שיכולות להיות לאירוע.
המיקום הנכון יכול לשדרג ולחזק את האירוע שלכם ולהפוך לאלמנט מרכזי באווירה ובהצלחת האירוע, לא רק לשמש כמקום אכלוס ואירוח.
בהמשך ישיר להבנת מהות האירוע, צריך גם להחליט ולהבין מה המטרות של האירוע. כי כמובן שכנס מקצועי, השקת מוצר או תערוכה הם אירועים עם מטרות שונות לגמרי לעומת ערב חברה, מסיבה פרטית יוקרתית או מופע בידור. מטרת האירוע תהווה פקטור לא מבוטל בבחירת המקום בו יופק האירוע שלכם – כי המקום צריך להתאים למטרות וגם לספק תשתית מתאימה לעמידה באותן מטרות.
מיקומים שמתאימים להכל ומיקומים ספציפיים
כאשר מדברים על בחירת מיקום לאירוע, צריך להסביר שקיימים מקומות שבאופן כללי מתאימים לכל סוגי וסגנונות האירועים ומספקים תשתית מעולה לאירועים מוקפדים, מושקעים ומוצלחים. בעוד שמנגד יש מיקומים המתאימים לסוגים ספציפיים מאוד של אירועים. הבנה זו תסייע לכם להתכוונן, לצמצם אפשרויות ובעיקר לבחור נכון יותר היכן האירוע שלכם ייערך.
אולם אירועים מתאים להכל!
אולם אירועים, בגדול, מתאים להכל ויהיה בחירה טובה לרוב האירועים הפרטיים והעסקיים, מאירועי חברה וכנסים ועד השקות ומסיבות פרטיות בוטיקיות. אולם אירועים מיועד לארח ולאכלס מגון רחב של סוגי וסגנונות אירועים, לכן מיקומים אלו מציעים תשתיות אירועים מעולות ונגישות.
באולם יש לרוב מקום לקבלת פנים ומינגלינג, יש בדר"כ אזור מסוים פתוח ותחת כיפת השמיים, יש מקום לאוכל במגוון סגנונות הגשה והושבה ויש מקום לתכנית אמנותית, למופע בידור או לחלופין לאלמנט כמו פאנל בכנס או תצוגה בתערוכה.
באולמות אירועים גדולים ומקצועיים במיוחד ניתן לבצע התאמה אישית של כמעט כל מרכיב ופרט באירוע: אוכל, מערכות טכנולוגיות, צורות וסגנונות הושבה ואכילה, להתקין במה או לא, חלוקה לאזורים וחללים וכיוצא באלו.
ואכן, לליאור יצא להיות חלק מהמון אירועים שהופקו והתקיימו באולמות אירועים מגוונים ואיכותיים בישראל ובכל העולם – הנחיית כנסים ותערוכות, מופע בידור באולם אירועים במסגרת אירוע חברה או אירוע עסקי, מנחה ובדרן באירועים פרטיים ועוד מכלול גדול ורחב של דוגמאות.
מיקומים המתאימים לאירועים ספציפיים
בניגוד לאולם אירועים שכאמור מתאים כמעט להכל מבחינת לבחור מקום לאירוע, יש מיקומים שמתאימים בעיקר לסוגי אירועים ספציפיים – כאשר במקרים אלו ההתאמה היא מדויקת ומעולה ולא אחת טובה יותר לצורך או מטרה פרטנית לעומת אולם או מתחם אירועים. הנה כמה דוגמאות:
- אולם מופעים מתאים לאירועים שמהותם מופע בידור, הפקת שואו למשתתפים ו/או וצפייה בתוכן כלשהו על במה בזמן שהקהל יושב. למשל אולם מופעים הוא בחירה נהדרת כשהאירוע שלכם הוא אירוע בידורי מדהים בדמות מופע שלם ומרהיב של המנטליסט ואומן החושים ליאור סושרד.
- לוקיישן לאירוע בטבע מתאים לאירועים בעונות לא גשומות ולא חמות מדי, לאירועים בסגנון "טבעי", פתוח וייחודי – למשל אירועי חברה מושקעים בטבע, אירועים פרטיים במיקום מקורי ומיוחד בטבע וכדומה.
- האנגר או מתחם אירועים גדול ורחב ידיים לרוב יתאים לאירועים כמו הופעות, תערוכות וכנסים מקצועיים עם פאנלים והצגת תכנים על הבמה.
- מסעדות יתאימו לאירועי קוקטייל ומינגלינג אינטימיים ובוטיקיים יותר, למשל אירועי חברה מצומצמים, השקות פרימיום לקהל VIP נבחר, מסיבות פרטיות יוקרתיות ומושקעות ואירועים דומים אחרים.
מדריך מעשי לבחירת מיקום לאירוע
לוקיישן
מעבר להכל, המיקום לאירוע שלכם צריך להתאים מבחינת נוחות ונגישות הגעה למוזמנים ולמשתתפים באירוע. כך שהלוקיישן הנכון מבחינת גיאוגרפיה ותחבורה הוא בהחלט שיקול מהותי.
אווירה וסטייל
יוקרתי או פשוט, סופר מושקע ומקורי או סטנדרטי ומינימליסטי יותר, סגנון טבעי וזורם או סגנון מעונב ורשמי – כל אלו משפיעים על המקום המתאים ביותר לאירוע שלכם ועל התאמה לקהל היעד שיגיע לאירוע.
שיקולים טכניים
לאירועי בידור ושואו, היבטים כמו תאורה, סאונד, כניסה ויציאה וכיוצא באלו הם קריטיים והכרחי לקחת אותם בחשבון בעת בחירת מיקום לאירוע.
תכולת ותכנון המקום
אפילו אם כל היתר מושלמים, אם המיקום שאתם רוצים לא יכול להכיל את כל המוזמנים או המשתתפים באירוע או שאינו מתוכנן בשום אופן למה שאתם שואפים להשיג וליצור באירוע, זהו מקום לא מתאים! בידקו שיש מספיק מקום לכל המשתתפים, שתכנון המקום מתאים לסגנון ולמרכיבי האירוע שאתם מתכננים.
מגבלות תקציב
מן הסתם לכל אירוע יש תקציב ועליו להתכנס כמה שניתן לתוך מגבלות והגדרות התקציב הללו. כך גם בבחירת המיקום לאירוע – שלא יהיה יקר מדי כך שייגמר התקציב ולא יהיה מספיק לכל יתר המרכיבים הקריטיים, אך מצד שני גם לא לבחור רק לפי תמחור נמוך שאולי יביא לתוצאה שלא מספקת מענה מלא ואיכותי מספיק לצרכים שלכם.
הנחייה ותכנית אמנותית-בידורית באירוע
לצד שיקולים ופרמטרים בבחירת המיקום הפיזי לאירוע שלכם, חלק מהצלחת האירוע וגם למעשה מבחירת המקום הוא האם אתם רוצים לשלב שירותי הנחייה באירוע ו/או תכנית בידור לצד כל המרכיבים האחרים היוצרים יחד את המכלול של האירוע.
ההמלצה שלנו היא כמובן לשלב מנחה אירועים מקצועי ומדויק לאירוע וגם להוסיף מופע בידור או לכל הפחות מרכיב בידורי ייחודי באירוע. למשל שירותי ההנחיה המטריפים ו/או מופע בידור סוחף, מפתיע ועם השתתפות הקהל של מנטליזם ואומנות חושים ברמות הגבוהות ביותר של כיף, הפתעה ותדהמה – כמו השירותים שליאור סושרד מספק באירועים מכל הסוגים ובכל העולם.
